Nu är det dags för företag att anpassa sin löneprocess till EU:s lönetransparensdirektiv. Det nya direktivet syftar till att komma till rätta med löneskillnader mellan kvinnor och män genom att lägga grunden för ökad transparens i arbetsgivarens lönesättning.
Cheferna har börjat att lämna besked om ny lön efter årets lönerevision. Snacket går bland medarbetarna, djungeltrumman rör sig snabbt mellan skrivborden. Några är lite besvikna över årets resultat, medan andra gläds i tystnad över att deras prestation märks och belönas.
När löneinformation går från att nämnas i diskreta samtal kollegor emellan till att att vara tillgänglig för medarbetarna, har arbetsgivare goda skäl att fråga sig: Hur kan vi anpassa oss till ökad lönetransparens?
Lönetransparens ökar känslan av rättvisa
För att lönesättningen ska upplevas som rättvis behöver arbetsgivaren ta hänsyn till flera faktorer. Forskning visar att bland annat prestationsbedömning, lönekriterier, lönesamtal och feedback är centrala faktorer för att medarbetaren ska uppleva processen som rättvis.
En annan faktor som påverkar upplevelsen är vad chefen säger och hur chefen agerar. Därför behöver alla lönesättande chefer ha god förståelse för företagets löneprocess. Det gör att chefen tydligt kan motivera en lönejustering och vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön. Detta har visat sig vara viktigare än den faktiska lönenivån.
Hur transparent är företagets löneprocess idag?
Huruvida medarbetaren upplever lönesättningen som rättvis beror alltså till stor del på transparens. Här finns det ett antal faktorer ni kan arbeta med för att göra kommunikationen om lön mer transparent hos er:
- Prestationsbedömning: Hur mäts medarbetarens prestation?
- Hur ser återkopplingen på medarbetarens prestation ut?
- Lönekriterier: Hur kan medarbetaren påverka sin lön?
- Lönesamtal: Har företaget en gemensam struktur för lönesamtalet?
- Hur hanterar den lönesättande chefen processen?
Det behöver inte vara så svårt att gå mot ökad lönetransparens om ni har grunderna på plats. Börja med att gå igenom er lönepolicy så att den är tydlig och gör den tillgänglig för både chefer och medarbetare.
Ta kontroll som arbetsgivare
Genom att använda marknadsdata får arbetsgivare en tydligare bild av vilken lönenivå ert företag har jämfört med andra. För att få tillgång till lönedata deltar många större företag i löneundersökningar. De kan också köpa in lönedata från Mercer, Aon och andra aktörer.
Spela med öppna kort!
Idag visar statistik att många medarbetare tror sig vara underbetalda, även om de har marknadsmässiga löner. En sådan missuppfattning kan leda till att medarbetare lämnar arbetsplatsen på felaktig information. Om arbetsgivare vill behålla sina främsta talanger finns det alltså goda skäl att ha en öppen kommunikation kring lönesättningen.
Lönetransparens och samtal om lön
Det kan vara svårt att prata om lön. Besvikelsen över en orättvis lönerevision kan skapa sprickor i relationen mellan chef och medarbetare. Det kan kännas som en utmaning att skapa en transparent löneprocess, och samtidigt är det en nödvändighet för arbetsgivare som vill stärka förtroende och engagemang på arbetsplatsen.
För att minska frustrationen hos medarbetare är det viktigt att tydligt kommunicera vad lönesamtalet handlar om. När den lönesättande chefen kan klargöra att lönen sätts baserat på ett antal objektiva lönekriterier blir det enklare för medarbetaren att förstå chefens motivering.
Genom tydlig ledning och kommunikation under lönesättning och lönerevision, får medarbetare god förståelse för arbetet. Med rätt strategi och verktyg kan ert företag bidra till en mer rättvis och öppen samtalskultur kring löner.
Krav på lönespann för olika befattningar
Det enklaste sättet för arbetsgivare att illustrera lägsta och högsta möjliga lön för olika befattningar är att använda ett lönespann. Var lönespannet hamnar och hur brett det är beror på flera faktorer.
Exempel på faktorer som påverkar lönespannet:
- nuvarande löner
- marknadslöner
- företagets ekonomi
- företagets lönepolicy
Det viktiga är att arbetsgivaren har tagit ett medvetet beslut i förhållande till dessa faktorer, så att det blir tydligt för resten av organisationen. Lönetransparensdirektivet träder i kraft 2026 och då måste alla företag kunna redovisa lönespann för den specifika befattningen inför till exempel en rekrytering.
Struktur för ökad lönetransparens
Först måste ni få grunderna på plats. En del av arbetet är att definiera hur ert företag hanterar lönefrågor på en strukturell nivå. Det finns ett antal processer och dokument som ska finnas på plats:
- Lönekriterier. Lönekriterier används för att bedöma varje medarbetares bidrag till företagets framgång, det vill säga prestationen.
- Beräkna er lönebudget. Ta fram en tydlig process för hur den årliga budgeten bestäms och kommuniceras internt.
- Tydlig lönepolicy. Summera hela löneprocessen i en policy för medarbetare och chefer, så att alla har tillgång till samma information.
- Utvärdera lönestrukturen. Genom att analysera lönestrukturen får ni en god överblick av lönespridningen mellan olika befattningar.
- Fördela budget med hjälp av matris. Lönematrisen hjälper lönesättande chefer att bedöma hur stor löneökning respektive medarbetare ska få utifrån prestationsnivå och relativt löneläge.
- Hög prestation = högre lön. Det är viktigt att alla chefer faktiskt belönar hög prestation med högre lön utifrån företagets lönepolicy. Med en tydlig koppling mellan lönekriterier och lön under lönesamtalen ökar chansen att medarbetarna upplever processen som rättvis.
Anpassa era processer mot lönetransparensdirektivet
EU:s direktiv för lönetransparens ställer krav på företag att skapa en tydlig lönestruktur och att medarbetarna förstår vad som påverkar lönerna. I Sverige har kvinnor i snitt 10 procent lägre inkomst än män, men i hela EU är siffran högre. Det nya direktivet syftar till att balansera ut de löne- och pensionsskillnader som idag finns mellan kvinnor och män inom EU.
Lönetransparensdirektivet innebär bland annat att:
- Vid rekrytering måste arbetsgivare uppge ett lönespann för tjänsten.
- Anställda får insyn i medellöner för andra medarbetare som utför lika eller likvärdigt arbete.
- Företag med 100–249 anställda ska rapportera löneskillnader mellan kvinnor och män var tredje år.
- Företag med 250 eller fler anställda ska rapportera löneskillnader mellan kvinnor och män varje år.
Dessutom är det nu arbetsgivare som ansvarar för att motbevisa lönediskrimering. Innan direktivet träder i kraft är det alltså en hel del arbete som måste utföras av både HR och ledning. De nya reglerna ställer höga krav på HR och efterfrågan på specialister inom Comp & Ben kommer troligtvis att öka.
📍 Lär dig mer om lönesättning
Vår utbildning ”Lönesättning för HR” ger dig rätt kompetens för att kunna stötta chefer och organisationen i frågor om lönesättning.
