Företagets lönepolicy är ett viktigt strategiskt dokument som ska säkerställa en rättvis lönesättning. Den fungerar som ett ramverk för både chefer och medarbetare – så att alla har en gemensam syn på lönesättning och löneutveckling.
Här får du en tydlig checklista för att i sju steg ta fram, eller utveckla, en lönepolicy för er organisation.
1. En lönepolicy bygger på verksamhetens mål
En väl utformad lönepolicy bygger på företagets verksamhetsmål, vision och långsiktiga strategi. Här får du exempel på några frågor som är relevanta att ställa i relation till lönepolicyns utformning.
- Vad är fokus för företagets verksamhet?
- Vilka resultat vill företaget uppnå på kort och lång sikt?
- Vilka faktorer är avgörande för framgång?
- Hur vill företaget uppfattas av kunderna?
- Vilken kultur vill företaget skapa? Hur påverkar det företagets ersättningsformer?
Genom att svara på frågorna kommer ni närmare de mål som berör lönesättningen och hur lönepolicyn bör se ut.
2. Positionera lönerna rätt på marknaden
Utifrån verksamhetens mål är nästa steg att positionera er på marknaden. Först då kan ni attrahera talanger som vill utvecklas i samma takt som företaget. Fråga er till exempel:
- Hur vill ert företag ligga lönemässigt i förhållande till konkurrenter och andra likvärdiga företag på marknaden?
- Strävar ni efter att betala bland de högsta på marknaden eller ligga på median?
- Vad krävs för att företaget ska ta den position på marknaden som företaget vill ha?
Överväg vilka för- och nackdelar som finns med en viss marknadspositionering. En enkel SWOT-analys kan vara användbar för att se vilka val som passar er organisation bäst.
3. Beskriv alla ersättningsformer i lönepolicyn
Det är sällan som lönen är den enda ersättningsformen för anställda. Om ni erbjuder rörlig lön, bonus och förmåner ska det också beskrivas i lönepolicyn. De två viktigaste frågorna här är:
- Vilka ersättningsformer tillämpas i företaget: fast lön, rörlig lön, bonus, pension, förmåner?
- Är ersättningsformerna lika för alla eller skiljer det mellan olika grupper?
Många företag väljer att inte beskriva detaljerna för respektive del i lönepolicyn. Ett vanligt alternativ är istället att hänvisa till separata dokument för pensionspolicy, bonuspolicy, bilpolicy och så vidare.
4. Beskriv processen för lönesättning
Lönepolicyn ska beskriva hur lönesättning fungerar både vid rekrytering, lönerevision och när medarbetare får en ny roll.
1. Hur sätts lönen vid rekrytering?
- Hur ser processen ut?
- Vem har beslutanderätt?
- Har företaget en uttalad strategi gällande nyrekryteringar?
- Hur påverkar det lönerna?
2. Hur ser processen för lönerevision ut?
3. Hur justeras lönen när det sker förändringar i arbetsuppgifter och/eller ansvar?
4. Hur åtgärdar ni skevheter i lönesättning som identifieras vid lönekartläggning eller annan analys?
Dessa delar är extra viktiga för att medarbetarna ska uppleva att de förstår hur de kan påverka sin lön. Med tydlighet och transparens blir processen enklare att förstå. När det är dags för lönesamtalet är det smidigt för chefen att hänvisa sina argument utifrån lönepolicyn.
5. Beskriv ansvarsområden och tidsplanen
Det är viktigt att det finns någon som ansvarar för de olika delarna i lönepolicyn. Återkommande uppgifter i löneprocessen kräver en tydlig förvaltning och en tidsplan som säkerställer att arbetet blir utfört.
Här följer några exempel på hur ni kan beskriva olika ansvarsområden:
- Företagsledningen fastställer riktlinjer, tar ett helhetsgrepp om lönestrukturen och ansvarar för att eliminera osakliga löneskillnader.
- Respektive chef ansvarar för den individuella lönesättningen för sina medarbetare och håller utvecklings- samt lönesamtal.
- Lönesättningen samordnas enligt ”farfarsprincipen”, vilket innebär att chefen stämmer av löneförslagen med sin chef. Detta för att säkerställa att företagets lönesättningsprinciper följs.
- HR och företagsledningen bevakar att lönesättningen sker i enlighet med rådande lönepolicy.
Beskriv samtliga områden som är med i lönepolicyn. Om det inte finns någon som uttalat ansvarar för en viss uppgift, beskriv istället varför ni gjort det valet.
6. Förankra och följ upp lönepolicyn
När lönepolicyn är nedskriven är det dags att förankra den internt. Hela idén med lönepolicyn är trots allt att göra processerna transparenta för hela organisationen. Målet är att skapa tydlighet i organisationen om vilka beteenden och initiativ som påverkar löneutvecklingen.
Bestäm hur ni ska förankra lönepolicyn. Första steget kan vara att skicka ut information till alla internt, men ni bör även kommunicera syfte och innehåll på andra sätt – så att respektive person kan applicera policyn på sin situation.
För organisationens chefer är det relevant att gå igenom lönepolicyn mer strukturerat; så att de kan vara tydliga mot sin avdelning eller grupp. Hur en lönepolicy, och andra relaterade dokument, appliceras har stor betydelse för organisationens trovärdighet och medarbetarnas upplevelse av en “rättvis lönesättning”.
Kom ihåg att planera in aktiviteter för uppföljning av lönepolicyn, så att ni kan förbättra kommunikationen över tid. Fundera gärna lite extra på hur HR kan stötta cheferna över tid.
7. Utvärdera och utveckla er lönepolicy
Förändring är det enda konstanta. Det gäller även lönesättningen, vilket bör speglas i er lönepolicy. Oavsett om förändringarna sker internt eller i er omvärld, är det viktigt att er lönepolicy reflekterar den förändringen.
Därför bör ni även ta fram en process för hur ändringar och utveckling av policyn ska se ut.
Lär dig mer om lönesättning
Vår utbildning ”Lönesättning för HR” ger dig rätt kompetens för att kunna stötta chefer och organisationen i frågor om lönesättning.
”Utbildningen har en bra mix av teori och praktiska exempel. Jag fick mycket bra inspiration till vår lönepolicy som vi snart ska uppdatera.” – Tim Hartwig, NCC
