Lönen ska motivera medarbetaren att utvecklas och känna engagemang i sitt arbete. För att lyckas med det krävs en bra dialog mellan chef och medarbetare. Hur kan HR stödja cheferna i det arbetet?
Många chefer tycker att lönesättning är svårt och känner viss osäkerhet inför lönesamtalen med sina medarbetare. Därför har vi samlat allt som cheferna behöver veta inför nästa lönesamtal ur ett HR-perspektiv, så att du kan hjälpa era chefer på bästa sätt.
Här kan du läsa mer om:
- Skillnader mellan första och andra lönesamtalet.
- Hur chefer kan hantera medarbetares frågor.
- Hur HR:s stöd kan bidra till en mer rättvis lönesättning.
Två samtal om lön
Chefer har ofta två inplanerade lönesamtal med sina medarbetare varje år. Det är viktigt att organisationen är tydlig med vad som ska diskuteras i respektive samtal.
Av den anledningen har vi gett respektive samtal ett eget namn.
- Första samtalet är ett löne(förväntans)samtal
- Andra samtalet är ett löne(beskeds)samtal
Låt oss kika på vad respektive samtal fokuserar på.
Löne(förväntans)samtal
Ett första samtal sker inför lönerevisionen. Här pratar chefen och medarbetaren om medarbetarens arbetsinsats under året. Syftet med ett löne(förväntans)samtal är att förklara sambandet mellan lön och arbetsprestation och koppla till tidigare utvecklingssamtal.
Här kan HR hjälpa cheferna att förbereda sig inför samtalet som fokuserar på:
- lönekriterier,
- medarbetarens arbetsinsats jämfört med uppsatta mål,
- sambandet mellan mål, arbetsinsats och lön,
- hur medarbetaren kan påverka sin löneutveckling.
Det finns ingen lag som garanterar löneökning, men kollektivavtal ställer krav på årliga lönesamtal. Dessutom kan kollektivavtalet ange en individgaranti, vilket betyder att varje medarbetare som är fackligt ansluten är garanterad en viss löneökning. Om företaget saknar kollektivavtal är det upp till arbetsgivaren att bestämma hur ofta medarbetaren kallas till lönesamtal.
Beroende på företagets lokala bestämmelser och chefernas mandat är det ibland aktuellt att diskutera andra former av ersättning. Det gäller till exempel förmåner som semesterdagar eller flexibel arbetstid, vilket är särskilt värdefullt om medarbetaren är missnöjd med föreslagen löneökning.
Skapa rätt förutsättningar för löne(förväntans)samtal
- Sätt medarbetarens uppdrag, kompetens och resultat i fokus
- Koppla samtalet till tidigare medarbetarsamtal och lönesamtal
- Ge svar på hur medarbetaren kan påverka sin löneutveckling
- Genomför samtalet i dialog med medarbetaren
- Ge inga löften om löneökning
Löne(beskeds)samtal
Det andra samtalet sker när lönerevisionen är klar och chefen ska kommunicera den nya lönen till medarbetaren. Chefen ger en tydlig motivering till den nya lönen utifrån företagets lönepolicy, medarbetarens prestation och nuvarande löneläge.
Motiveringen ska bygga på fakta, med goda argument som gör att medarbetaren upplever lönen som rättvis. Här kan HR tillsammans med andra lönesättande chefer vara ett viktigt stöd i att ta fram ett välmotiverat beslut.
Skapa rätt förutsättningar för löne(beskeds)samtal
- Motivera den nya lönen med förankring i organisationens principer för lönesättning.
- Förklara hur prestation och nuvarande löneläge påverkar löneökningen.
- Var objektiv och skyll inte beslutet om löneökning på överordnad chef eller andra delar av organisationen.
- Beskriv vad som krävs för fortsatt löneutveckling.
- Försök att få medarbetaren att förstå hur lönen är satt även om personen inte är nöjd med sin nya lön.
Hantera medarbetarnas frågor om lön
Under lönesamtalet behöver chefen vara beredd på att svara på frågor från medarbetaren. Här kan HR vara ett stöd genom att ta fram en lista på vanliga frågor och svar.
Vanliga frågor från medarbetarna:
- Vad är motiveringen till min nya lön?
- Hur står sig min lön mot andra i gruppen / i organisationen?
- Är min lön marknadsmässig?
Ibland kan eller ska chefen inte svara på alla frågor. Om det är fallet måste chefen få stöd i hur dessa frågor kan bemötas. Ju mer enhetligt cheferna i organisationen svarar på frågor från medarbetarna, desto större är chansen att lönerevisionen upplevs som rättvis.
Vad upplevs som “rättvis” lön?
För att lönesättningen ska upplevas som rättvis måste den hanteras på ett konsekvent sätt av cheferna. Det är viktigt att låta medarbetarna få uttrycka sina känslor och åsikter i lönesamtalet och att cheferna behandlar eventuell frustration på ett respektfullt och värdigt sätt. När medarbetaren upplever att de har inflytande och kontroll över löneprocessen ökar chansen att de upplever lönen som rättvis.
Ta fram en checklista för lönesamtal till cheferna
Lönesamtalen kräver en del förberedelser. Här kan HR vara ett bra stöd genom att sätta rutiner som alla chefer kan följa. Ett exempel är att ta fram en checklista med alla aktiviteter som cheferna behöver förbereda.
Exempel på punkter som ska vara med på checklista
- Avsätt gott om tid för att boka in individuella möten med medarbetarna.
- Läs igenom företagets lönepolicy och andra riktlinjer kring lön.
- Informera medarbetarna om hur processen för lönesättning ser ut.
- Förbered dig för samtalen genom att gå igenom anteckningar från tidigare medarbetarsamtal och avstämningar.
- Gå genom den data som HR sammanställt på individnivå, till exempel tidigare års löneökning och relativt löneläge.
- Gå igenom annan relevant information som HR tagit fram inför lönerevisionen, till exempel resultat av lönekartläggning, prioriterade grupper eller riktlinjer för talanger/nyckelpersoner i företaget.
Lär dig mer om HR:s viktiga roll i lönerevisionen
Vår digitala utbildning ”Lönerevision ur ett HR-perspektiv” ger dig rätt kompetens för att stötta cheferna under processen och samtidigt kvalitetssäkra arbetet.
