Här kommer en checklista för HR inför årets lönerevision. För många företag är det en stor process som kräver bra förberedelser för att säkerställa en smidig och framgångsrik process.
Läs om varje steg av HR:s planering inför lönerevisionen med 15 konkreta frågor att ställa på vägen.
Lärdomar av förra årets arbete
Ta första steget framåt genom att se tillbaka på förra årets arbete. Om ni inte har gjort en utvärdering av lönerevisionen är det dags att ta fram den nu. Behöver du inspiration för att komma igång, läs vår HR-guide för att utvärdera lönerevisionen.
Relevanta frågor:
- Vilka framgångsfaktorer såg ni i förra årets lönerevision?
- Vilka utvecklingsområden kunde ni se?
- Har ni en plan för hur ni ska fortsätta arbetet?
Välj rätt stöd för lönerevisionen
Använde ni ett system eller verktyg för tidigare års lönerevision? Fördelarna är flera, även med en enklare version som gör många av beräkningarna helt automatiskt. Tänk på att de olika momenten i processen behöver vara tydliga för både cheferna och HR.
Om ni inte är nöjda med er nuvarande lösning är det hög tid att kolla på alternativa leverantörer. Ett alternativ är vårt verktyg som både är enkelt och funktionellt för mindre och medelstora företag.
Relevanta frågor:
- Har vi ett system/verktyg som fungerar för nuvarande organisation?
- Är vi nöjda med nuvarande system/verktyg? Om inte, vilken funktionalitet saknas?
Här kan du läsa om vårt verktyg för lönerevision
Gå igenom lönepolicy och riktlinjer
Lönepolicyn och andra riktlinjer bidrar till ett strukturerat arbete med lönesättning, vilket i sin tur påverkar lönerevisionen. Därför behöver företagets interna dokument vara uppdaterade innan lönerevisionen börjar. Gå igenom er lönepolicy, principer för lönesättning och vilka lönekriterier som påverkar en medarbetares lön.
Relevanta frågor:
- Är all dokumentation uppdaterad?
- Är samtliga policys och riktlinjer tydligt formulerade?
Om du inte har gjort detta innan kan du låta en kollega kolla på det också. Då vet du att ni båda har gjort samma bedömning.
Utbildning av chefer
Cheferna ska ha kunskap och förståelse om företagets lönepolicy och riktlinjer som berör lön och lönesättning. Förutom formell kunskap bör HR även ta reda på chefernas upplevelse av kommande lönerevision och lönesamtal. Försök att ta reda på om det finns behov av utbildningsinsatser inom något område.
Relevanta frågor:
- Har alla chefer förståelse för företagets lönepolicy och interna riktlinjer om lön och lönesättning? Om inte, vad krävs för att sprida kunskapen internt?
- Är alla chefer trygga med lönerevisionsprocessen, inklusive kommande lönesamtal? Om inte, behövs utbildning på området?
Vad säger lönekartläggningen?
I samband med lönekartläggningen tar företaget fram en åtgärdsplan för att hantera omotiverade löneskillnader. Åtgärdsplanen beskriver bland annat de lönejusteringar, både på grupp- och individnivå, som ska genomföras i samband med lönerevisionen.
Relevanta frågor:
- Hur ska lönejusteringarna hanteras i lönerevisionen? Finns en särskild budget avsatt eller ska de hanteras inom chefens vanliga budget?
- Vilken kommunikation behöver gå ut till cheferna och HR-partners gällande dessa lönejusteringar?
Marknadslöner för olika befattningar
Inför lönerevisionen är det bra att undersöka hur era lönenivåer ligger i jämförelse med marknaden. Är de marknadsmässiga så ni kan attrahera rätt personer och behålla nyckelkompetens?
Kom ihåg att räkna med förmåner, pension och andra ersättningar när ni beräknar vad som är en marknadsmässig lön.
Genom benchmarking av era löner ser ni vilka medarbetare som behöver prioriteras under denna eller nästa lönerevision.
Relevanta frågor:
- Hur betalar ni era medarbetare jämfört med marknaden?
- Finns det individer/grupper som ligger lågt och behöver prioriteras i årets lönerevision?
Planera och ansvarsfördela arbetet
Planera sedan arbetet och ta fram en tidsplan så det blir tydlig när olika moment kommer in i processen. Gör även en ansvarsfördelning för varje aktivitet.
Arbetet börjar med att HR informerar både chefer och medarbetare om processen. Cheferna behöver tid för att ta fram förslag till nya löner, som HR sedan bör analysera innan de godkänns. Om företaget har kollektivavtal följer också den processen innan medarbetarna kan få besked om nya löner.
Det är viktigt att ni har koll på när och i vilken ordning de olika momenten ska göras. Genom att planera arbetet steg för steg får ni en tydlig struktur för arbetet.
Relevanta frågor:
- Hur ser processen ut från och med nu fram till utbetalning av de nya lönerna?
- Vilka olika aktiviteter ska ni genomföra, när ska de göras och vem ansvarar för att det blir gjort?
Lönerevisionen börjar hos HR
För att göra det enkelt för dig har vi samlat alla frågor i en checklista som du kan ladda ner och använda direkt. Följa dessa steg så har du och ditt HR-team mycket vunnet.
Klicka här för att ladda ner checklistan
Lär dig mer om HR:s viktiga roll i lönerevisionen
Vår digitala utbildning ”Lönerevision ur ett HR-perspektiv” ger dig rätt kompetens för att stötta cheferna under processen och kvalitetssäkra arbetet.
Efter utbildningen har du:
- konkreta exempel på förberedelser som förenklar lönerevisionen,
- ökad förståelse för de analyser som HR behöver göra inför, under och efter lönerevisionen,
- ökad kunskap om hur du stöttar cheferna i arbetet.
