Process för lönerevision – 8 enkla steg

När och hur ska ni genomföra lönerevisionen? Om ni är bundna av kollektivavtal finns det regler kring när lönerna ska revideras och utifrån vilka kriterier detta ska göras. Om ni saknar kollektivavtal är det upp till företaget att besluta om och när en eventuell lönerevision ska genomföras.

Förbered er inför nästa lönerevision

Innan lönerevisionen kan starta behöver HR stämma av aktuella förutsättningar med ledningen och ta fram en tidsplan.

Efter en överenskommelse mellan arbetsmarknadens parter och utifrån företagets ekonomiska möjligheter tar ni fram en lönebudget. Det är HR:s uppgift att undersöka löneläget på marknaden samt analysera företagets personalomsättning. 

I vissa fall ska budgeten fördelas ojämnt i verksamheten, till exempel om någon avdelning behöver särskilda insatser eller av någon anledning har hamnat på efterkälke i löneutvecklingen. 

HR bör i det förberedande arbetet av lönerevisionen också gå igenom lönepolicyn och andra interna dokument om lönesättning för att säkerställa att dessa är uppdaterade och tydliga. Här följer ett förslag på hur lönerevisionsprocessen kan se ut.

 

Lönerevision i 8 enkla steg

1. Informera lönesättande chefer

Det första steget i processen är att HR informerar och utbildar företagets lönesättande chefer om den kommande lönerevisionen. Cheferna får då ökad insikt i fackliga förhandlingar, de ekonomiska förutsättningarna och tidsplanen. 

HR brukar också gå igenom företagets lönepolicy, lönekriterier och andra riktlinjer. Det är viktigt att cheferna får tydlig information och stödmaterial om hur ett lönesamtal ska genomföras. Likaså är det viktigt att uppmärksamma vanliga fallgropar i samband med lönerevisionen.

Det är bra om HR i detta steg introducerar användbara modeller som underlättar lönesättningen. En sådan modell kan till exempel vara en lönematris som vägleder cheferna i hur de kan tänka kring löneökningar kopplat till medarbetarnas prestation och aktuellt löneläge.

2. Informera medarbetarna

Nästa steg är att HR informerar samtliga medarbetare om lönerevisionsprocessen. Här kan ni beskriva företagets lönepolicy, principer för lönesättning och tidsplanen på en övergripande nivå.

När HR har informerat om ramverket för lönerevisionen kan cheferna beskriva mer i detalj hur det fungerar: 

• Hur ser lönekriterierna ut?
• Hur går lönesamtalet till?
• Vilka förberedelser kan medarbetaren göra?

3. Dags för lönesamtal

I det tredje steget av lönerevisionsprocessen är det dags för lönesamtal. Under lönesamtalet diskuterar chef och medarbetare hur väl medarbetaren har uppfyllt lönekriterierna. Dessa bör man samtala om i ett tidigare utvecklings- eller medarbetarsamtal. Medarbetaren får också tillfälle att beskriva sina förväntningar på lönerevisionen baserat på måluppfyllnad.

Lönesamtalet är både en uppföljning av året som gått och ett framåtblickande samtal där framtida förväntningar och krav diskuteras. Det är viktigt att medarbetaren förstår hur lönen är satt och vad som krävs för att påverka lönen i framtiden. 

Medarbetaren får inte något beslut om ny lön under lönesamtalet.

4. Förslag till nya löner

När lönesamtalen är genomförda är det dags för cheferna att fördela lönebudgeten bland medarbetarna. En bra idé är att låta HR sammanställa information om medarbetarnas:

• löneläge i förhållande till marknaden och intern lönestruktur, 
• prestation över tid,
• tidigare löneökningar.

På så sätt har cheferna ett bra underlag för att ta beslut om nya löner.

I vissa system och verktyg för lönerevision går det enkelt att visa dessa fakta för cheferna. Är det ett tillräckligt avancerat verktyg sker budgetberäkningen automatiskt. Tillsammans med en lönematris ger det bra stöd för cheferna.

5. Analysera löneförslagen

Det är vanligt att överordnad chef granskar och godkänner chefernas löneförslag. HR brukar också analysera resultatet för att säkerställa att cheferna följer de interna riktlinjerna och håller sig till lönebudgeten.

Läs också: Analysera resultatet av årets lönerevision →

6. Fackliga förhandlingar

Om det finns kollektivavtal ska löneförslagen för medlemmarna förhandlas med fackliga parter. Inga löner är fastställda förrän löneförhandlingarna är genomförda. Cheferna kan alltså inte kommunicera nya löner med de medarbetare som inte är fackligt anslutna innan det sjätte steget är klart.

Om ert företag inte är bundet till något kollektivavtal kan ni hoppa över detta steget. 

7. Ge besked om nya löner

När löneförhandlingarna är klara är det dags att meddela och motivera de nya lönerna för medarbetarna. I de fall där det är stor skillnad mellan medarbetarnas förväntningar och den faktiska lönejusteringen kan det bli ett svårt samtal. Då kan cheferna behöva stöd från HR. 

För de medarbetare som inte prioriteras i årets lönerevision är det viktigt att ta fram en plan och diskutera utvecklingsmöjligheter inför nästa år. Individuell lönesättning är trots allt ett medel för motivation på arbetsplatsen och medarbetarna behöver känna att de kan påverka sin löneutveckling. 

8. Utvärdera lönerevisionsprocessen

När lönerevisionsprocessen är avslutad behöver ni utvärdera arbetet. Den utvärderingen kan med fördel initieras av HR. Ni kan till exempel fråga: 

• Hur upplevde du som chef/medarbetare processen för lönerevisionen? 
• Hur upplevde du som chef stödmaterialet från HR? 
• Vilka förbättringsmöjligheter ser du som chef/medarbetare inför nästa års lönerevision?

Läs också: Så utvärderar ni årets lönerevision →