I kollektivavtalet anges när lönerna ska revideras och utifrån vilka kriterier detta ska göras. Om det inte finns något kollektivavtal är det upp till företaget att själv besluta om och när en eventuell lönerevision ska genomföras. Här följer ett förslag på hur processen för lönerevision kan se ut.
Förberedelser inför lönerevision
Innan lönerevisionen kan inledas behöver HR stämma av aktuella förutsättningar med ledningen och göra en tidsplan.
Utifrån överenskommelse mellan arbetsmarknadens parter och företagets ekonomiska möjligheter sätts budget. HR behöver undersöka löneläget på marknaden och analysera företagets personalomsättning. Det kan vara så att budgeten behöver fördelas olika internt beroende på hur det ser ut, vissa delar av verksamheten kan behöva särskilda insatser.
HR kan också i det förberedande arbetet gå igenom lönepolicyn och andra interna dokument om lön och lönesättning och säkerställa att dessa är uppdaterade och tillräckligt tydliga.
Lönerevision – steg för steg
1. Information till lönesättande chefer
Steg 1 i processen är att HR informerar och utbildar företagets lönesättande chefer om den kommande lönerevisionen. Cheferna får information om fackliga förhandlingar, de ekonomiska förutsättningarna och tidsplanen. HR går igenom företagets lönepolicy, lönekriterier och andra riktlinjer. Det är viktigt att cheferna får bra information och stödmaterial om hur ett lönesamtal ska genomföras och uppmärksammas på vanliga ”fallgropar”.
Det är bra om HR i detta steg introducerar användbara modeller som underlättar lönesättningen. En sådan modell kan t.ex. vara en lönematris som ger vägledning hur cheferna ska tänka kring löneökningar kopplat till medarbetarnas prestation och aktuellt löneläge.
2. Information till medarbetare
Nästa steg är att HR informerar samtliga medarbetare om lönerevisionsprocessen. Här kan ni berätta övergripande om företagets lönepolicy, principer för lönesättning och tidsplanen. Cheferna kan därefter informera sina team mer i detalj kring lönekriterier, hur lönesamtalet kommer att gå till och vilka förberedelser medarbetaren kan göra.
3. Lönesamtal
I steg 3 är det dags för lönesamtal. I lönesamtalet diskuterar chef och medarbetare hur väl medarbetaren har uppfyllt det som bestämdes i det tidigare genomförda målsamtalet/utvecklingssamtalet. Medarbetaren får tillfälle att beskriva sina förväntningar på lönerevisionen baserat på måluppfyllnad.
Lönesamtalet är både en uppföljning av året som gått och ett framåtsyftande samtal genom att framtida förväntningar och krav diskuteras. Det är viktigt att medarbetaren förstår hur lönen är satt och hur lönen kan påverkas i framtiden. Under lönesamtalet fattas inget beslut om ny lön för medarbetaren.
4. Förslag till nya löner
När lönesamtalen är genomförda är det dags för chefen att fördela löneutrymmet bland medarbetarna. En bra idé kan vara att HR sammanställer information om medarbetarnas tidigare löneökningar, löneläge i förhållande till marknaden och intern lönestruktur samt prestation över tid så cheferna har tillgång till bra fakta när de ska ta beslut om nya löner.
I vissa system och verktyg för lönerevision går det enkelt att visa dessa fakta för cheferna. Är det dessutom ett tillräckligt avancerat verktyg sker budgetberäkningen automatiskt. Tillsammans med en lönematris ger det bra stöd för cheferna.
5. Analys av löneförslag
Det är vanligt att överordnad chef granskar och godkänner chefernas löneförslag. HR brukar också analysera resultatet för att säkerställa att cheferna följt riktlinjerna och hållit sig inom budget.
Läs mer i artikeln Analysera resultatet av årets lönerevision →
6. Fackliga förhandlingar
Om det finns kollektivavtal ska löneförslagen för medlemmarna förhandlas med fackliga parter. Inga löner är fastställda förrän löneförhandlingarna är genomförda. Cheferna kan alltså inte börja kommunicera kring nya löner med de medarbetare som inte är fackligt ansluta innan allt är klart.
7. Besked om nya löner
När löneförhandlingarna är klara är det dags att meddela och motivera de nya lönerna för medarbetarna. I de fall där medarbetarens förväntningar och den faktiska lönejusteringen skiljer mycket åt kan det bli ett svårt samtal och här kan cheferna behöva stöd från HR. För medarbetare som inte prioriteras i årets lönerevision är det viktigt att ta fram en plan och diskutera utvecklingsmöjligheter inför nästa år.
8. Utvärdering
När lönerevisionsprocessen är avslutad är det bra att i närtid utvärdera arbetet. Hur fungerade processen? Vad var chefernas och medarbetarnas upplevelse? Vilka utvecklingsmöjligheter ser ni till näsa år?
Läs mer i artikeln Utvärdera årets lönerevision →
