Arbetsgivare ska varje år skriftligt dokumentera arbetet med lönekartläggning – om företaget har 10 eller fler anställda. Denna guide beskriver vad ni behöver ha med i rapporten för att uppfylla lagkravet.
Om ni har gjort en lönekartläggning tidigare har du säkert en uppfattning om hur du ska dokumentera arbetet. Kraven för dokumentation av lönekartläggning finns också tydligt beskrivet i diskrimineringslagens 3:e kapitel.
Här får du – steg för steg – läsa mer om varje del som ska finnas med i dokumentationen.
1. Hur har ni genomfört lönekartläggningen?
Börja att dokumentera hur ni övergripande har arbetat med lönekartläggning. Här kan ni till exempel beskriva när lönekartläggningen genomfördes, hur processen såg ut, vem/vilka som genomförde arbetet samt om ni tagit in hjälp av en konsult i arbetet.
2. Följ upp förra årets handlingsplan
Syftet med en lönekartläggning är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män. Därför avslutas arbetet aldrig, utan det ska ses som en pågående process i verksamheten.
Så låt oss ta ett steg tillbaka för att utvärdera föregående års lönekartläggning. Gå igenom vilka åtgärder ni föreslog då, redovisa vilka förändringar ni har genomfört och vilka som står näst på tur.
Åtgärder i samband med en lönekartläggning kan till exempel vara:
- justera osakliga löneskillnader,
- sätt in kompetenshöjande insatser för lönesättande chefer,
- ge arbetstagare information om hur de kan påverka sin löneutveckling,
- utvärdera och eventuellt justera organisationens lönekriterier, eller andra interna bestämmelser och praxis om löner.
Även om arbetsgivare har upp till tre år på sig att genomföra lönejusteringar bör man sträva efter att göra dessa förändringar så snart som möjligt.
3. Redovisa årets lönekartläggning
Det tredje steget är att redovisa hur ni arbetat med årets lönekartläggning och vilket resultat ni kommit fram till. Här kan ni beskriva:
- hur ni gjort indelningen av lika och likvärdiga arbeten,
- om ni har använt ett verktyg vid lönekartläggningen,
- de val och avgränsningar ni gjort i arbetet,
- resultatet av de olika analyserna.
Vad innebär det? Låt oss kika närmare på varje del.
a) Beskriv om era interna dokument kan leda till lönediskriminering på grund av kön
I dokumentationen ska ni beskriva hur ni följt upp och utvärderat era interna styrdokument och riktlinjer som reglerar lön och andra anställningsvillkor. Här handlar det om att analysera om olika skrivningar är könsneutrala och om policys och riktlinjer tillämpas lika för kvinnor och män. Det gäller dokument som exempelvis:
- Lönepolicy
- Förmåner
- Kriterier för lönesättning
- Bonusprogram och policy för detta.
Beskriv vad ni kommer fram till i analysen, tillsammans med förslag på eventuella åtgärder.
Läs också: Lönekartläggning: Granska era riktlinjer och policydokument
b) Vad räknas som lika arbete?
En central del av lönekartläggningen är att kartlägga och analysera löneskillnader i grupper som utför lika arbete. När ni dokumenterar arbetet ska ni beskriva hur ni har gjort indelningen.
Här kan dokumentationen innehålla statistik över lika arbeten i verksamheten. Om ni upptäcker löneskillnader mellan kvinnor och män inom lika arbete, kan de löneskillnaderna betraktas som sakliga?
Beskriv vilka förklaringar ni ser som möjliga för löneskillnaderna och vilka förslag på åtgärder som ni anser är relevanta.
c) Vad räknas som likvärdiga arbeten?
Att värdera likvärdiga arbeten kan vara en utmaning i många verksamheter. Det är särskilt vanligt för mindre företag som har många olika roller. Då kan det vara svårt att identifiera vilka roller som anses likvärdiga.
Därför ska ni tydligt beskriva ert val av bedömningskriterier och vilka metodik för arbetsvärdering ni använder. Precis som för lika arbeten, kan ni även här presentera statistik för:
- Antal likvärdiga arbeten
- Vilka likvärdiga arbeten som är kvinnodominerade och icke-kvinnodominerade
Beror eventuella löneskillnader på sakliga faktorer eller är löneskillnaderna osakliga? Exempel på förklaring kan vara att marknadslönen skiljer mellan arbeten, men det kan också bero på olika geografisk placering. Avsluta analysen med att beskriva om ni behöver vidta åtgärder i det fall ni inte kan förklara löneskillnaderna.
d) Vad säger er hierarkiska analys?
Efter att ni kartlagt och analyserat löneskillnader mellan likvärdiga arbeten inom organisationen är nästa steg en hierarkisk analys. Syftet är att undersöka om kvinnodominerade arbeten har lägre lön jämfört med icke-kvinnodominerade arbeten med lägre krav. Om ni upptäcker löneskillnader ska dessa kunna motiveras med sakliga faktorer. Om ni inte kan förklara löneskillnaderna ska ni beskriva förslag på åtgärder.
4. Dokumentera er handlingsplan för åtgärder
Ta fram en övergripande handlingsplan för era planerade åtgärder. Den beskriver vilka lönejusteringar som bör göras för att åtgärda de eventuella osakliga löneskillnader som ni har identifierat i samband med lönekartläggningen.
Handlingsplanen bör inte innehålla individuppgifter eller löneförslag på individnivå. Om ni vill dokumentera detaljerad information gör ni enklast det i en bilaga. På så sätt kan ni styra vem som får tillgång till informationen.
Handlingsplanen ska även innehålla en beskrivning av övriga åtgärder som ni kommit fram till, t.ex. justering av policy eller utbildning av chefer.
5. Tidsplan och budget för planerade åtgärder
Arbetsgivaren har tre år på sig att genomföra de lönejusteringar som lönekartläggningen resulterat i. Med det sagt bör lönejusteringar göras så snart som möjligt.
Beskriv vilka lönejusteringar ni föreslår, ta fram en budget och sätt en tidsplan för när ni ska vara klara. Förutom lönejusteringar ska ni även budgetera för eventuella utbildningsinsatser eller andra justeringar i er interna dokumentation som ska främja jämställda löner.
6. Hur fungerade samverkan med facket?
Det sista steget i dokumentationen är att beskriva om ni har levt upp till kravet på samverkansskyldighet. Diskrimineringslagen beskriver att lönekartläggningen ska ske i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. I praktiken innebär det oftast att HR ska dela information och samarbeta med fackliga representanter.
I detta fall är nyckeln till framgång att skapa förtroende mellan parterna. Det är också viktigt att vara tydlig med vilken information som de fackligt förtroendevalda får ta del av i samband med lönekartläggningen.
Läs också: Lönekartläggning: Goda råd för samverkan med facket
Sammanfattning
Lönekartläggningen tar ofta mycket tid från både HR och verksamhetens chefer. Därför är det relevant att ha tydliga rutiner och mallar på plats. Inte bara vad gäller kartläggning och analys, utan även vid dokumentation av arbetet.
Om ni följer de sex stegen ovan kommer er dokumentation att innehålla vad lagen kräver. Kom ihåg att dokumentet inte behöver vara organiserat i en viss ordning. Vi rekommenderar att börja dokumentationen med att se tillbaka på föregående års lönekartläggning och kronologiskt beskriva arbetets gång.
Arbetet med lönekartläggning ställer höga krav på HR:s förmåga att kommunicera med både chefer och facket. Därför kan det vara bra att ta hjälp av en extern part om ni känner er osäkra. Det kan spara er tid – både för årets och nästkommande års lönekartläggning.
📍 LÄR DIG MER OM LÖNEKARTLÄGGNING
I vår digitala utbildning ”Lönekartläggning i praktiken” får du god insikt i hur du gör en lönekartläggning, från förberedelser till dokumentation. Du får dessutom våra bästa tips och trix för ett effektivt genomförande.
