Hur gör man en lönekartläggning?

Alla arbetsgivare måste göra en årlig lönekartläggning. Här får du som leder arbetet en tydlig guide i sju steg som svarar på frågan: Hur gör man en lönekartläggning?  

Lön är viktigt men ofta ganska svårt. Företag som lyckas med sin lönepolicy har i bästa fall medarbetare som stannar över tid och känner att ersättningen är rättvis. I samband med den årliga lönekartläggningen får ni en översikt av hur lönerna faktiskt ser ut i organisationen och ni kan upptäcka och åtgärda osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män. 

När på året gör man en lönekartläggning?

Det finns ingen regel som säger när företag ska göra en lönekartläggning, men de flesta gör det under hösten. Fördelen är att den blir klar innan årsskiftet. Då krockar inte arbetet med lönerevisionen, som ofta infaller under våren. 

4 fördelar med att göra en lönekartläggning

  • Säkerställa rättvis lön för alla.
  • Få bukt med osakliga löneskillnader.
  • Få en tydlig bild av organisationens lönestruktur.
  • Resultatet blir underlag inför lönerevisionen.

 

Börja med att kika på lönekartläggningen – från förra året

Det är ofta HR som driver arbetet med lönekartläggning. När ni ska starta arbetet, börja där ni slutade förra året. Ta fram dokumentationen och gå igenom handlingsplanen samt utvärderingen.

Svara på frågorna:  

  1. Är det någonting ni behöver göra/åtgärda innan ni börjar med årets lönekartläggning? 
  2. Vad gjorde vi i förra årets lönekartläggning som fungerade bra?
  3. Gjorde vi misstag vid förra årets lönekartläggning som vi vill undvika? 

Efter att ha svarat på dessa tre frågor är det dags att kika närmare på vilka lagkrav som reglerar lönekartläggningen. 

Vad står det om lönekartläggning i diskrimineringslagen?

Det är arbetsgivarens skyldighet att främja lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen. Lönekartläggningen är en av de aktiva åtgärder som diskrimineringslagen beskriver i kap. 3 §§ 8-14. 

Arbetsgivaren ska varje år kartlägga och analysera: 

  • De bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som arbetsgivaren tillämpar. 
  • Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. 

När kartläggningen gjorts analyserar ni resultatet. Syftet är att ta reda på om löneskillnaderna har direkt eller indirekt samband med kön. I praktiken innebär det att ni behöver undersöka vad löneskillnaden beror på.

Planera för god samverkan under lönekartläggningen

Ett av lagkraven i diskrimineringslagen är att arbetsgivare och arbetstagare ska samverka i arbetet med lönekartläggning. Om ert företag är bundet av kollektivavtal innebär det samverkan med fackliga representanter. 

Det är viktigt att tänka igenom vad som behövs för en framgångsrik samverkan. Här är några exempel på frågor som kan bredda ert perspektiv: 

  • I vilken mån ska de fackliga representanterna, eller andra arbetstagare, vara involverade i arbetet? 
  • Hur transparenta kan och vill ni vara med de faktiska lönerna? 
  • Vad krävs för att bygga förtroende hos de fackliga representanterna?

Det är inte enkla frågor, men likväl frågor ni bör ta ställning innan arbetet rullar igång. 

Välja system: Kan man göra lönekartläggningen i Excel?

Det finns inga formella systemkrav för en lönekartläggning. Du kan köpa mjukvara som till stor del automatiserar både kartläggning och analys av löner. På samma sätt går det lika bra att göra kartläggningen manuellt i Excel. 

RewardSmarter erbjuder Sveriges enklaste verktyg för lönekartläggning. Det är ett automatiserat Excelverktyg, som utvecklats i samarbete med HR-specialister på några av Sveriges största företag. Du behöver inte fundera på vad du ska göra, utan följer bara instruktionsfilmerna. 

Boka en personlig demo av verktyget (30 minuter)

Det viktiga är att välja ett system som passar er organisation och ert arbetssätt. 

Större verksamheter måste kunna automatisera stora delar av analysen. Å andra sidan; på ett litet företag finns sällan samma expertis inom lönekartläggning. Därför kan ett pedagogiskt verktyg göra att ni sparar tid eftersom ni bara följer ett bestämt flöde. 

Säkra er kompetensnivå inför lönekartläggningen

Du som ansvarar för lönekartläggningen har säkert redan koll på begreppen, analyserna och vad som krävs för att genomföra arbetet. Men hur ser det ut för övriga som är involverade? Har de tillräcklig kunskap om lönekartläggning?

  • Behövs det utbildningsinsatser – så att alla involverade på HR (HR-partners m.fl.) och de fackliga representanterna har en grundkompetens? 
  • Behöver du som leder arbetet fördjupa dina kunskaper för att kunna ta säkra beslut i arbetet?

Det finns mycket att läsa om lönekartläggning. Vi på RewardSmarter erbjuder dessutom en digital utbildning på 2 timmar.

Efter utbildningen kommer du att:

  • ha stenkoll på hela processen; förberedelser, kartläggning, analys och dokumentation,
  • ha bra förutsättningar för en framgångsrik samverkan,
  • ha kännedom om praxis på marknaden (hur andra gör),
  • kunna använda våra bästa tips och trix för ett effektivt genomförande.

Läs mer om utbildningen Lönekartläggning i praktiken.

Vad ingår i lönekartläggning?

Nu är förarbetet klart och ni kan sätta en plan för att genomföra lönekartläggningen. Kom ihåg att förankra de olika stegen hos alla som är involverade i arbetet. 

Här går vi – steg för steg – igenom vad som behöver göras för att uppfylla lagkravet.

  1. Kartlägg och analysera företagets riktlinjer och policydokument

I lönekartläggningen ska ni utvärdera interna dokument och riktlinjer som på något sätt berör löner och anställningsvillkor. Syftet är att bedöma om de tillämpas på samma sätt för kvinnor och män.  

Det gäller till exempel dokumentation som rör: 

  • anställningsvillkor,
  • kriterier för lönesättning,
  • bonussystem, 
  • reseförmåner,
  • tjänstebil,
  • löneväxling,
  • övertidsersättning.

Givetvis kan det även finnas andra exempel på förmåner i er verksamhet. Det viktiga är att ni systematiskt går igenom samtliga interna policys för att utvärdera hur de appliceras i praktiken. 

  1. Dela in medarbetarna i grupper – lika arbete

Dela in medarbetarna i grupper med hänsyn till arbetsuppgifterna. De som har lika eller väsentligt lika arbetsuppgifter ska tillhöra samma grupp – samma lika arbete

  1. Gör en arbetsvärdering – likvärdigt arbete

Nu är det dags att värdera kraven i ett arbete för att kunna bedöma befattningens tyngd i organisationen och fastställa vilka arbeten som kan ses som likvärdiga arbeten i lönekartläggningen.

Ni ska värdera fyra olika faktorer:

  • Kunskap och färdigheter
  • Ansvar
  • Ansträngning
  • Arbetsförhållanden

Arbeten som till sin natur är olika, men har samma krav, kan räknas som likvärdigt arbete. 

  1. Kartlägg löneskillnader mellan kvinnor och män

Det fjärde steget handlar om att kartlägga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. 

  • Finns det löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete?
  • Finns det löneskillnader mellan ett kvinnodominerat arbete och ett likvärdigt icke-kvinnodominerat arbete?
  • Finns det kvinnodominerade arbeten som har lägre lön än icke-kvinnodominerade arbeten med lägre krav?

Här behöver ni kontrollera vilka arbeten som är kvinnodominerade. För att ett arbete ska räknas som “kvinnodominerat” ska minst 60 procent av medarbetarna vara kvinnor. 

  1. Analysera löneskillnader

Det är möjligt att ni upptäcker skillnader i lön. Syftet med lönekartläggning är att åtgärda de löneskillnader som inte går att förklara utifrån sakliga faktorer och där kön kan vara orsaken.

Här behöver ni säkert ta hjälp av cheferna i organisationen för att utreda vad löneskillnaderna beror på.

  1. Skapa en handlingsplan 

Om det finns osakliga löneskillnader så behöver ni agera för att uppnå jämställda löner. Det gör ni genom att ta fram en handlingsplan som föreslår vilka åtgärder ni ska genomföra för att komma till rätta med osakliga löneskillnader. 

Utöver lönejusteringar för individer och grupper kan det också handla om att att lönesättande chefer behöver någon form av kompetenshöjande insats eller att någon policy bör ses över. Förutom att beskriva åtgärderna, ska dessa även ha en tidsplan och ansvarig utförare. Målet är att främja en objektiv och jämställd lönesättning. 

  1. Dokumentera lönekartläggningen

Diskrimineringsombudsmannen (DO) beskriver tydligt hur en lönekartläggning ska gå till. Det är ett kontinuerligt projekt som ingår i arbetet med aktiva åtgärder. Det finns särskilda krav från DO som inte framgår i lagtexten. 

Så här föreslår DO att ni kan strukturera er skriftliga dokumentation

  1. Redovisa och utvärdera förra årets planerade åtgärder: Har de genomförts?
  2. Redovisa resultatet av årets lönekartläggning.
  3. Redovisa om ni behöver justera löner eller vidta andra åtgärder för att åtgärda osakliga löneskillnader som direkt eller indirekt kan kopplas till kön.
  4. Beräkna kostnader och sätt en tidsplan så att de löner som bör justeras blir justerade så snart som möjligt, men senast inom en treårsperiod. 

📍 LÄR DIG MER OM LÖNEKARTLÄGGNING

I vår digitala utbildning ”Lönekartläggning i praktiken” får du god insikt i hur du gör en lönekartläggning, från förberedelser till dokumentation. Du får dessutom våra bästa tips och trix för ett effektivt genomförande.

Läs mer om utbildningen →

 

Kunskap, tips och nyheter direkt till din inkorg!

Registrera dig för vårt nyhetsbrev →

 

Guide: Så kan HR prata med chefer om lönesättning

Guide: Så kan HR prata med chefer om lönesättning

Att sätta rätt lön är en utmanande uppgift. HR har därför en viktig roll i att stötta cheferna och organisationen i samband med lönesättning. Så hur kan HR prata med chefer om lönesättning? Svaret på det hittar du i denna guide.