Samla de viktigaste aktiviteterna i ett årshjul för HR. Det gör planering och kommunikation enklare både på HR-avdelningen och internt i hela företaget. Artikeln använder som exempel ett årshjul med fokus på Comp & Ben-aktiviteter.
Använd årshjulet som stöd i planeringen för det kommande arbetet med lönesättning, löneanalyser och utvärderingar. Ordningen på de olika aktiviteterna kan variera en hel del från företag till företag. Därför behöver du anpassa ditt årshjul efter verksamhetens övriga aktiviteter under året.
Vad ska finnas med i ett årshjul för HR?
Ett årshjul för HR ska innehålla de återkommande aktiviteter som HR-avdelningen förväntas arbeta med under året. Det är vanligt att året delas upp kvartalsvis för enkelhetens skull. Årshjulet bör innehålla allt från semesterplanering till lönesamtal, men i den här artikeln fokuserar vi på de aktiviteter som rör Compensation and Benefits.
Återkommande aktiviteter för Comp & Ben
Det är inte nödvändigt, men väldigt vanligt, att använda årshjul för HR när det kommer till planering av HR-arbetet. Genom att visuellt illustrera när olika aktiviteter infaller, får alla medarbetare på HR en tydlig översikt. Ett årshjul är dessutom enkelt att kommunicera ut till chefer och medarbetare.
Hur ser ett årshjul ut? Här ser du ett exempel på ett årshjul som lyfter fram viktiga aktiviteter inom Comp & Ben under ett år.
Ett årshjul för HR med återkommande Comp & Ben-aktiviteter.
Kvartal 1: Årshjulet börjar med bonus och lönerevision
Början på året är intensivt för företag som har bonus (STI) som grundar sig på föregående års resultat. Baserat på verksamhetens resultat, och den individuella måluppfyllelsen, ska HR nämligen beräkna bonusutfallet. För stora organisationer kan detta vara ett tidskrävande arbete, även om man har en effektiv strategi och automatiserat verktyg på plats. När bonusutfallet har beräknas ska det godkännas, och efter det kommuniceras till medarbetarna innan utbetalningen görs.
Under första kvartalet börjar också många företag sitt arbete med lönerevisionen. HR har en viktig roll att stötta lönesättande chefer med information och råd om:
- hur processen för lönerevisionen ser ut,
- information om budgetramar för årets lönerevision,
- aktuella avtal och eventuella förändringar sen i fjol,
- viktiga principer för lönesättning,
- hur ett lönesamtal genomförs.
På samma sätt kan HR ge cheferna goda förutsättningar genom att dela med sig av verktyg, checklistor och eventuella utbildningsinsatser – det är särskilt viktigt för nya chefer.
Kvartal 2: Lönerevisionen är igång
Nu är lönerevisionen igång. Här ska cheferna besluta hur lönepotten ska fördelas mellan medarbetarna. När cheferna har lämnat in sina löneförslag kan HR sammanställa och analysera informationen. Sedan godkänns förslaget enligt en specifik process. Ofta är det överordnad chef som godkänner lönesättande chefs förslag på lönejustering för en medarbetare.
Om företaget ska anställa nya medarbetare kan det bli aktuellt med ad-hoc-analyser av olika slag. HR kan t.ex. behöva undersöka marknadslöneläget för olika befattningar eller göra interna analyser för att kunna ge råd om lämpliga lönenivåer.
När lönerevisionen har avslutats är det bra om HR gör en utvärdering av arbetet, där ni lyfter både framgångsfaktorer och utvecklingsområden. När arbetet är klart har ni kommit halvvägs genom årshjulet för HR.
Läs också: Så kan HR stötta cheferna vid lönerevision →
Kvartal 3 – Lönekartläggning och budgetarbete
Efter semestern brukar många företag börja med lönekartläggningen. Egentligen kan den genomföras när som helst under året, men vi har här valt att lägga den i kvartal tre för att bli klara innan nästa lönerevision börjar. Resultatet av lönekartläggning är nämligen en viktig utgångspunkt för kommande lönejusteringar och prioritering av budget.
På tal om budget, så är detta en bra tid att starta budgetarbetet inför nästa år. Här behöver HR förse finansavdelningen med information om antal anställda, lönesummor och budgetprognos för nästa lönerevision.
Kvartal 4 – Bestäm ersättning till ledande befattningshavare och förbered nästa års lönerevision
Den sista delen av årshjulet bjuder på förberedelser inför kommande år. Under det fjärde kvartalet brukar företag även se över det totala ersättningspaketet till ledande befattningshavare.
HR kan till exempel få i uppdrag av styrelsen och ersättningskommittén att göra en sammanställning av chefernas ersättning jämfört med aktuell marknadsdata. Sammanställningen och chefernas prestation under året ligger sedan till grund för löneökningar.
Samma sak gäller de anställda. Efter årsskiftet är det dags för nästa lönerevision och då är det viktigt att ha koll på hur företagets löner står sig. För att ta reda på det gör HR olika interna och externa löneanalyser.
Årshjulet gör HR:s arbete enklare
Med ett årshjul för alla större återkommande aktiviteter, blir HR:s arbete enklare. Ovan exempel och flöde är bara en variant av hur en årsplan för Comp & Ben kan se ut. Anpassa alltid årshjulet efter verksamheten och avsätt tid för att planera, utföra och utvärdera de olika delarna.
