Implementering av HR-system: Klart ✓

16 aug, 2019

Att implementera ett HR-system är ett sätt att effektivisera processer och kvalitetssäkra information och beslut. Denna artikel, som är den sista i en artikelserie om implementering av HR-system, handlar om jobbet som följer när implementeringen är klar och det nya HR-systemet ska börja användas på riktigt.

Förankring och uppföljning

Implementering av ett nytt HR-system innebär förändrade processer och arbetssätt. Vissa kan tycka det är jobbigt, åtminstone till en början. Tänk på att förankring och tydlig kommunikation under hela processen är viktigt för en lyckad implementering. Säkra att användarna får realistiska förväntningar på vad systemet kommer att klara av och vilka uppgifter det kommer att lösa. Följ kontinuerligt upp hur medarbetarna upplever att systemet fungerar. Fördelar och vinster? Bör något ändras eller utvecklas? I dialogen blir det tydligt om ytterligare kommunikation och utbildning behövs för att säkra ett gott resultat.

Hur upprätthåller ni datakvaliteten?

Nu när det nya HR-systemet är på plats kommer det förväntas att all data i systemet är uppdaterad och speglar nuläget avseende löner, befattningsvärderingar, förmåner etc. Det är viktigt att någon/några utses att vara ansvariga för att säkerställa att systemet alltid är uppdaterat. Det kommer krävas ordning och reda och en tydlig process för hur det ska gå till. Diskutera hur datakvaliteten ska upprätthållas efter lansering. Vem ansvarar för vad och hur säkras kvaliteten framåt?

Vem är ansvarig?

För de stora årliga löneprocesserna, t.ex. lönerevisionen, är det viktigt att ni utser en ansvarig. På större företag kan det med fördel finnas en processansvarig, dvs. en person som har övergripande ansvar för processen, koppling till policy, fackliga förhandlingar etc. Och en systemansvarig som ansvarar för det tekniska avseende de olika löneprocesserna.

Det bör också finnas personer på företaget ansvariga för tekniskt underhåll, kvalitetsgranskning och utveckling av HR-systemet.

Tydlig kommunikation internt

Det är viktigt med tydlighet och kommunikation kring vem som har kompetens inom respektive område och mandat att fatta beslut, göra ändringar i systemet etc. Det kommer att bli många frågor i början och allt kommer inte vara helt glasklart så det gäller att ha tålamod. Kom ihåg att det är en förändringsresa.

 

Övriga artiklar om implementering av HR-system

Artikel 1: Kravspecifikation och governance 

Artikel 2: Upphandling och förberedelse

Artikel 3: Intern organisation och beslutsprocesser

Process för lönerevision

Process för lönerevision

Hur lägger man upp en bra process för årets lönerevision? Vilka förberedelser behöver göras och hur kan HR stötta lönesättande chefer i processen? Här följer ett förslag på process – steg för steg.

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Lönematrisen hjälper lönesättande chef att bedöma hur stor löneökning respektive medarbetare ska få utifrån löneökningsutrymmet. I matrisen sammanförs prestationsnivå och relativt löneläge.

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En bra lönestruktur underlättar för företaget att rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Men hur gör man i praktiken för att ta fram en lönestruktur? Och hur kommunicerar man kring den med chefer och medarbetare? Här ger vi några tips.