Att implementera ett HR-system är ett sätt att effektivisera processer och kvalitetssäkra information och beslut. Denna artikel, som är den sista i en artikelserie om implementering av HR-system, handlar om jobbet som följer när implementeringen är klar och det nya HR-systemet ska börja användas på riktigt.
Förankring och uppföljning
Implementering av ett nytt HR-system innebär förändrade processer och arbetssätt. Vissa kan tycka det är jobbigt, åtminstone till en början. Tänk på att förankring och tydlig kommunikation under hela processen är viktigt för en lyckad implementering. Säkra att användarna får realistiska förväntningar på vad systemet kommer att klara av och vilka uppgifter det kommer att lösa. Följ kontinuerligt upp hur medarbetarna upplever att systemet fungerar. Fördelar och vinster? Bör något ändras eller utvecklas? I dialogen blir det tydligt om ytterligare kommunikation och utbildning behövs för att säkra ett gott resultat.
Hur upprätthåller ni datakvaliteten?
Nu när det nya HR-systemet är på plats kommer det förväntas att all data i systemet är uppdaterad och speglar nuläget avseende löner, befattningsvärderingar, förmåner etc. Det är viktigt att någon/några utses att vara ansvariga för att säkerställa att systemet alltid är uppdaterat. Det kommer krävas ordning och reda och en tydlig process för hur det ska gå till. Diskutera hur datakvaliteten ska upprätthållas efter lansering. Vem ansvarar för vad och hur säkras kvaliteten framåt?
Vem är ansvarig?
För de stora årliga löneprocesserna, t.ex. lönerevisionen, är det viktigt att ni utser en ansvarig. På större företag kan det med fördel finnas en processansvarig, dvs. en person som har övergripande ansvar för processen, koppling till policy, fackliga förhandlingar etc. Och en systemansvarig som ansvarar för det tekniska avseende de olika löneprocesserna.
Det bör också finnas personer på företaget ansvariga för tekniskt underhåll, kvalitetsgranskning och utveckling av HR-systemet.
Tydlig kommunikation internt
Det är viktigt med tydlighet och kommunikation kring vem som har kompetens inom respektive område och mandat att fatta beslut, göra ändringar i systemet etc. Det kommer att bli många frågor i början och allt kommer inte vara helt glasklart så det gäller att ha tålamod. Kom ihåg att det är en förändringsresa.
Övriga artiklar om implementering av HR-system
Artikel 1: Kravspecifikation och governance
