Vad ska ni tänka på när ni upphandlar ett nytt HR-system? Vilka frågor ska ni ställa till de potentiella leverantörerna och hur ska ni agera internt? Här följer några tips.
Utvärdera HR-systemet
Kontakta olika systemleverantörer och jämför deras erbjudanden. Vilken lösning matchar bäst era krav, önskemål och budget? Ha kravspecifikationen som stöd och ta gott om tid till att utvärdera för- och nackdelar med olika alternativ. Hör er för i era nätverk om erfarenheter av olika system, men kom ihåg att ert behov kan se annorlunda ut än deras.
Utvärdera leverantören
Leverantörens trovärdighet och förhållningssätt är viktigt. Är tidsramen för implementeringen rimlig? Är leverantörens utgångspunkt att ni snabbt ska kunna använda och utveckla systemet på egen hand eller är fortsatt konsultstöd nödvändigt? Hur fungerar det med support? Att ni känner förtroende för de personer som ni ska samarbeta med är avgörande för en framgångsrik implementering. Även här är det värdefullt med referenser.
Tänk om och tänk nytt
Var förberedd på att ni kommer att behöva ändra, tänka om och testa nytt. Ett HR-system är inte helt flexibelt med avseende på design, funktioner etc. Vissa av era processer kanske kommer att behöva anpassas efter systemets begränsningar. Om det finns processer, eller delar av processer, som ni inte vill ändra på, stäm av med de potentiella leverantörerna att det är möjligt. Om det inte är möjligt, är deras lösning tillräckligt bra?
Våga utmana
Våga utmana varandra, både internt och de potentiella systemleverantörerna. Det är viktigt att säkerställa att ni väljer ett system som svarar upp mot era krav och att systemet designas rätt från start. För att systemet exempelvis möjliggör en beslutshierarki med många nivåer behöver ni inte använda det fullt ut. Här är det viktigt att organisationens processer och governance är vägledande för hur systemet designas.
Tänk långsiktigt
Under upphandlingsfasen är viktigt att tänka igenom hur ni vill att HR-systemet ska förvaltas och utvecklas på sikt. I vilken omfattning behöver ni systemförvaltningskunskaper internt? Vilka delar kan/vill ni köpa in från extern part? Vilka delar vill ni hantera själva? Vem ska ansvara för det? Behövs utbildning? Se till så att ni täcker in dessa aspekter både i planeringen och i budgeten från start så det inte glöms bort när processen sedan drar i gång.
När kontraktet är signat
Grattis! Nu har ni kommit en bra bit på vägen mot ett nytt HR-system. Innan implementeringen kan börja kan du förvänta dig att systemleverantören kommer be er göra en del förberedande arbete. Leverantören kommer att behöva skapa sig en bättre bild över era processer och det behov som HR-systemet ska svara upp emot. Här har ni er kravspecifikation att luta er emot.
Ni kommer säkert också att behöva kvalitetssäkra data som ska in i systemet. Ett nytt HR-system är en stor investering och om inte datakvaliteten håller hög nivå kommer ni inte kunna få full utväxling. Identifiera nuvarande brister och ta fram åtgärdsplan. Ett tips är att påbörja detta arbete tidigt så att det inte behöver göras under tidspress i implementeringsfasen i det nya systemet. Underskatta inte tidsåtgången för detta arbete.
Övriga artiklar om implementering av HR-system
Artikel 1: Kravspecifikation och governance
