Implementering av HR-system: Kravspecifikation och governance

28 mar, 2019

HR-system kravspecifikation

Många organisationer står inför att implementera ett nytt HR-system eller är mitt uppe i detta omfattande förändringsarbete. För att säkerställa att implementeringen blir framgångsrik krävs bl.a. en genomtänkt intern organisation, grundligt förarbete, effektiva beslutsprocesser och tydlig kommunikation.

Denna artikel, som är den första av fyra i en artikelserie om implementering av HR-system, belyser det viktiga förarbetet med att ta fram en tydlig kravspecifikation och se över organisationens governance, dvs. riktlinjer, regler, processer, roller, ansvar och mandat.

En bra beställare har en tydlig kravspecifikation

Hur ska HR-systemet användas? Vilka processer ska det stödja? Vilka effekter vi ni uppnå? En viktig del i förarbetet är kravspecifikationen. Med en tydlig kravspecifikation blir ni bättre beställare och kan säkra att systemet supporterar era HR-processer på ett önskvärt sätt.

Tänk igenom hur ni vill att era HR-processer, lönerevision, rekrytering, bonushantering etc. ska se ut så att ni vet vilka krav HR-systemet måste uppfylla. När ni diskuterar processerna är det viktigt att alla berörda avdelningar är med så att inte något perspektiv glöms bort. Hur ser respektive process ut idag? Vilka processer fungerar bra och vilka behöver utvecklas eller förändras? Hur ser behoven ut i framtiden? Se detta som ett tillfälle att grundligt utvärdera HR-arbetet och de arbetssätt som kanske tas för givet. Är det något som kan effektiviseras och förbättras? När implementeringen drar igång kommer systemet att sättas upp efter era processer och det kan bli både dyrt och tidskrävande att göra ändringar i efterhand.

Organisationens governance ska vara vägledande

Se över befintliga policys och regelverk som styr över de processer som HR-systemet ska stödja. Säkerställ att policys och regelverk är utformade på ett önskvärt sätt och täcker riktlinjer, regler, mandat etc. Organisationens governance ska senare speglas i den tekniska lösningen och inte omvänt. HR-systemets funktioner bör inte styra och begränsa policys och governance (som ibland blir fallet).

Beslutshierarki

När HR-systemet så småningom ska utformas efter era processer kommer beslutsstegen vara en central del. Inför det är balansen mellan kontroll och ”leadership empowerment” en viktig aspekt att diskutera. När i respektive process ska beslut fattas och av vem? Vilket mandat ska cheferna ha? Hur många beslutsled har ni idag? Hur många behöver ni i framtiden? Detta ska knytas till er governance modell.

Behörigheter

Ett system möjliggör att olika personer har tillgång till olika information. Genom olika behörigheter kan skriv- och läsrättigheter styras i HR-systemet. Vem ska ha tillgång till vilken data? Vem ska kunna göra ändrar i systemet? Vem ska kunna ta ut rapporter ur systemet? Här är transparens, sekretess, mandat, datasäkerhet och datakvalitet viktiga aspekter att ta hänsyn till. Säkerställ att besluten förankras i de governance-dokument ni har på plats.

 

Genom att se över och utvärdera befintliga processer innan ni börjar med upphandlingen får ni en bra bild över hur ni vill att systemet ska fungera och en solid governance struktur som passar er organisation och kultur. Målet med det nya systemet är att det ska stötta, inte styra, HR-processerna.

 

Övriga artiklar som handlar om implementering av HR-system

Artikel 2: Upphandling och förberedelse

Artikel 3: Intern organisation och beslutsprocesser

Artikel 4: När implementeringen är klar

 

Process för lönerevision

Process för lönerevision

Hur lägger man upp en bra process för årets lönerevision? Vilka förberedelser behöver göras och hur kan HR stötta lönesättande chefer i processen? Här följer ett förslag på process – steg för steg.

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Lönematrisen hjälper lönesättande chef att bedöma hur stor löneökning respektive medarbetare ska få utifrån löneökningsutrymmet. I matrisen sammanförs prestationsnivå och relativt löneläge.

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En bra lönestruktur underlättar för företaget att rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Men hur gör man i praktiken för att ta fram en lönestruktur? Och hur kommunicerar man kring den med chefer och medarbetare? Här ger vi några tips.