Implementering av HR-system: Intern organisation och beslutsprocesser

5 jun, 2019

HR-system kommunikation

Det är ett omfattande förändringsarbete att implementera ett nytt HR-system. Det är ofta många personer involverade, en tight tidsplan och systemkonsulter som kräver snabba svar. Det är viktigt att säkra resursplaneringen och se till så att det blir effektiva möten med rätt fokus. Och att fira framgångarna! Det är betydelsefullt för att teamet ska känna sammanhållning och behålla motivationen uppe under hela projektet.

Denna artikel, som är den tredje av fyra i en artikelserie om implementering av HR-system, belyser vikten av tydligt ägarskap, samarbete, effektiva beslutsprocesser och kommunikation.

Intern organisation

För framgångsrik implementering av ett HR-system är den interna organisationen kanske den viktigaste pusselbiten. Uttalade roller och ansvarsområden, tillit inom teamet, ägarskap och mandat behövs för att komma i mål.

Det kan vara bra att bilda två typer av arbetsgrupper. En styrgrupp som ansvarar för governance och beslut som behöver förankras högre upp i organisationen, och en projektgrupp som är väl insatt i detaljerna och kan fatta beslut i frågor som rör tekniska detaljer osv.

Projektgrupp

Projektgruppen behöver bestå av representanter från alla avdelningar som är involverade i HR-processerna och omfatta olika kompetenser. Oavsett hur väl ni genomfört förarbetet kommer nya saker hela tiden dyka upp. För att snabbt kunna hantera frågor från konsulterna behövs gruppens samlade kompetens. Utifrån personernas olika specialistområden kommer frågorna belysas utifrån olika perspektiv och konsekvenserna av olika beslut blir tydliga.

Det är en klar fördel om gruppen bildas innan förarbetet drar igång så att de är med under hela processen. Utse en projektledare som tar en aktiv roll i att styra projektet. Eftersom implementeringsarbetet ofta kommer utöver det dagliga arbetet är det viktigt att det finns en gemensam överenskommelse i organisationen om hur mycket tid som arbetet får ta, och att berörda nyckelpersoner kan avsätta den tiden för att kunna vara med på projektmöten etc.

Beslutsprocesser

Projektgruppen måste ha ett tydligt uppdrag. Det behöver också vara tydligt definierat vilka beslut som projektgruppen kan ta på egen hand och vilka beslut som behöver förankras högre upp i organisationen via styrgruppen. Det behöver finnas en process för hur styrgruppen snabbt kan involveras och insatta i frågorna som behöver diskuteras så att viktiga beslut inte försenas.

Ni kommer behöva ompröva beslut under implementeringsfasen. Då är det viktigt att ta ett steg tillbaka och undersöka vad som låg till grund för beslutet från start och göra en bedömning av vad det får för effekter om ni ändrar. Det är viktigt att undvika snabba beslut som får implikationer på processerna utan att först se hela bilden, respektive process från start till mål. Var tuffa här och utmana er själva, är det rätt (och inte bara en enklare väg) att ända på beslutet och eventuell process? Här är det viktigt att alla involverade parter få möjlighet att ge sitt perspektiv. Om ni bestämmer er för ändringar, vilket ibland är oundvikligt, är det viktigt att komma ihåg att det kan resultera i förseningar och högre kostnad. Var noga med kommunikationen om det sker eftersom det kan påverka organisationens övriga verksamhet.

Samarbete och kontinuitet

Ett nära samarbete och tydlig kommunikation mellan projektgruppen och systemleverantören är viktigt för en smidig process och lyckat resultat. Var noga med att i början av projektet sätta ramar och struktur för samarbetet och se till så att ni arbetar mot samma mål. Följ regelbundet upp hur arbetet fungerar. Arbetar vi som ETT team? Har alla fokus på det gemensamma målet? Håller vi tidsplanen?

Att kunna ha kontinuitet inom projektgruppen och med konsulter från leverantören är självklart en styrka men inte alltid möjligt. Om nyckelpersoner lämnar teamet är det viktigt att ersättaren får snabb onboarding.

 

Övriga artiklar om implementering av HR-system:

Artikel 1: Kravspecifikation och governance 

Artikel 2: Upphandling och förberedelse

Artikel 4: När implementeringen är klar

Process för lönerevision

Process för lönerevision

Hur lägger man upp en bra process för årets lönerevision? Vilka förberedelser behöver göras och hur kan HR stötta lönesättande chefer i processen? Här följer ett förslag på process – steg för steg.

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Ta hjälp av en lönematris i lönerevisionen

Lönematrisen hjälper lönesättande chef att bedöma hur stor löneökning respektive medarbetare ska få utifrån löneökningsutrymmet. I matrisen sammanförs prestationsnivå och relativt löneläge.

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En tydlig lönestruktur underlättar lönesättningen

En bra lönestruktur underlättar för företaget att rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. Men hur gör man i praktiken för att ta fram en lönestruktur? Och hur kommunicerar man kring den med chefer och medarbetare? Här ger vi några tips.