Är det dags att bygga en jobbarkitektur? Frågan har seglat upp på många företags agenda i samband med lönetransparensdirektivet från EU.
En jobbarkitektur gör det möjligt för företag att beskriva hur olika roller hänger ihop och visa på karriärvägar inom organisationen. Den möjliggör även lönejämförelser internt och externt.
Det är ofta HR eller Comp & Ben som ansvarar för organisationens jobbarkitektur. I den här artikeln förklarar vi hur ni kommer igång.
Vad är en jobbarkitektur?
En jobbarkitektur definierar och strukturerar jobben i en organisation och visar vilken nivå av ansvar, kunskap och färdigheter en specifik roll kräver. Jobbarkitekturen och dess tillämpningsområden består av flera delar som bör uppdateras med jämna mellanrum.
- Arbetsbeskrivningar
- Arbetsvärdering
- Titelstruktur
- Jobbfamiljer
- Karriärvägar
- Lönespann
En jobbarkitektur ger flera vinster
- Bättre internt flöde för rekrytering, lönesättning och personalutveckling.
- Transparens gentemot medarbetaren i form av tydliga förväntningar och krav för en viss roll.
- Tydliga lönespann gör det enklare för chefer att sätta rättvisa löner.
- Bättre successionsplanering när både chefer och medarbetare har en tydlig bild av möjliga karriärvägar.
- Förenklad lönekartläggning och lönerapportering enligt lönetransparensdirektivet.
Kräver EU:s direktiv om lönetransparens att företag ska ha en jobbarkitektur?
Det korta svaret är nej. Men en jobbarkitektur kommer underlätta för företag att följa direktivet, eftersom en tydlig struktur och klassificering av jobb gör det lättare att säkerställa rättvis lönesättning och jämförelser mellan lika och likvärdiga arbeten. För att leva upp till lönetransparensdirektivet är det lämpligt att företag redan nu kartlägger verksamhetens olika roller.
Första steget till en jobbarkitektur
Arbetet börjar med arbetsbeskrivningar för alla roller i organisationen. Varje arbetsbeskrivning bör följa samma struktur och innehålla:
- Befattning: en tydlig och beskrivande titel.
- Beskrivning av rollens ansvarsområden.
- Beskrivning av vilka uppgifter som ingår.
- Beskrivning av kompetenskrav.
- Beskrivning av rapporteringsstrukturen, vem rollen rapporterar till och eventuellt underordnade som rapporterar till rollen.
När du har uppdaterat eller skapat nya arbetsbeskrivningar är nästa steg att dela in rollerna på olika nivåer genom en arbetsvärdering. En arbetsvärdering innebär att man bedömer vad jobbet kräver och rangordnar dem efter ett antal kriterier.
Diskrimineringslagen beskriver vilka kriterier som ska ingå:
- Kunskap och färdigheter
- Ansvar
- Ansträngning
- Arbetsförhållanden
Var konsekvent med titlar
Nästa steg i jobbarkitekturen är att ta fram en struktur för hur titlar sätts i organisationen. Se över alla titlar och ta fram en konsekvent titelstruktur.
Tänk så här:
- Titelstrukturen ska ge en konsekvent titelbenämning genom hela företaget.
- Använd enkla och standardiserade titlar som går att förstå och jämföra, både internt och externt.
- Undvik att skapa titlar som är långa, överdrivet specifika eller alltför kreativa, då det kan skapa förvirring.
Standardiserade titlar gör rekrytering enklare, eftersom ni kan jämföra roller och ansvarsområden med andra företag. Det gör också att ni kan benchmarka löner, eftersom samma titel motsvarar liknande arbetsuppgifter och kompetenser i flera organisationer.
Gör interna karriärvägar synliga
Många företag har svårt att behålla interna talanger. När högpresterande individer ser hur karriären kan utvecklas inom företaget ökar chansen att personen stannar i organisationen.
Börja med att dela upp organisationens roller i olika jobbfamiljer. Ofta bygger de på olika avdelningar inom organisationen; till exempel HR, IT och ekonomi. Därefter gör ni ytterligare en indelning utefter disciplin/arbetsområde där ni också rangordnar rollerna efter nivå i organisationen. Denna uppdelning stärker strukturen och lägger grunden för att synliggöra interna karriärvägar.
Koppla lönespann till respektive roll
Fortsätt sedan med att komplettera rollerna med lönespann. För att säkerställa konkurrenskraftiga löner ska lönespannet bygga på aktuell marknadsdata för den specifika rollen. Med transparens kring lönesättning och lönespann ökar förståelsen hos medarbetaren, vilket ofta leder till bättre lönesamtal. När lönetransparensdirektivet implementeras år 2026 kommer det vara ett lagkrav att dela lönespannet med kandidater under rekryteringsprocessen och med befintliga anställda.
Så håller ni jobbarkitekturen uppdaterad
Det viktigt att se arbetet med jobbarkitekturen som ett återkommande arbete. Utvärdera och justera beroende på vad som händer i organisationen och på marknaden.
När det sker förändringar i roller eller när ni har uppdaterad marknadsdata behöver ni avsätta tid för att uppdatera arbetsbeskrivningar, arbetsvärderingar och lönespann. Med en struktur och inbokade tillfällen att löpande justera information, har ni en jobbarkitektur som fungerar år efter år.
Hur kan chefer använda jobbarkitekturen?
Chefer som använder jobbarkitekturen till sin fördel kan spara en hel del tid och kommunikationen med medarbetarna kommer att bli betydligt lättare. Men precis som alla förändringar kräver det att HR snabbt kan visa upp dessa fördelar. Börja informera om jobbarkitekturen tidigt i processen för att få med er cheferna.
Exempel på fördelar för cheferna:
- Alla roller har tydliga arbetsbeskrivningar som definierar vilka arbetsmoment som ingår.
- Samtliga jobb har ett lönespann som chefen måste förhålla sig till i lönesättningen.
- Tydligare struktur för interna karriärvägar gör det enklare för chefen att prata med medarbetare om nästa steg.
- Ökad transparens kring arbetsvärdering och lönenivåer bidrar med starkare argument inför lönesamtalet.
Kommunicera ert arbete tidigt i processen
Det krävs en del resurser för att implementera en jobbarkitektur. Många delar av organisationen behöver involveras.
Var beredd på att alla inte uppskattar “bättre struktur”. Därför måste jobbarkitekturen kommuniceras och förankras i god tid – till både chefer och medarbetare.
Förklara hur jobbarkitekturen kommer organisationen till nytta. Beskriv också de praktiska fördelarna det ger både medarbetare och chefer. Det är också viktigt att dokumentationen finns lättillgänglig, till exempel på ett intranät.
Möter du motstånd?
Förändring är alltid svårt. När en större organisation ska ändra eller implementera nya strukturer är det naturligt att möta motstånd. Därför tjänar HR på att förbereda sig med goda argument.
Planera för intern kommunikation
Ta fram en kommunikationsplan för hela projektet. Genom att löpande kommunicera till chefer och medarbetare hur jobbarkitekturen kan användas hinner organisationen vänja sig.
Ett levande dokument
En organisation står aldrig still. Gör en plan för hur HR ska uppdatera jobbarkitekturen när organisationens förutsättningar ändras.
Rätt mängd resurser
Jobbarkitekturen måste förvaltas över tid. Alla lönespann ska vara anpassade till marknaden och strukturen måste spegla den verkliga organisationen. Avsätt rätt mängd resurser för att implementera och underhålla arbetet.
Kompetensutveckling inom Compensation & Benefits
Känner du dig ensam i rollen som ansvarig för Comp & Ben-frågor?
Området är brett med många frågor att hantera. Det kan vara svårt att inte ha någon att bolla olika frågeställningar med som ensam specialist i organisationen.
Vårt Comp & Ben-nätverk ger dig utbildning och erfarenhetsutbyte. Du får diskutera olika utmaningar och ta del av hur andra företag hanterar olika frågor. Läs mer →
