Är det dags att bygga en jobbarkitektur? Frågan har seglat upp på många företags agenda i samband med EU:s lönetransparensdirektiv där det ställs krav på att organisationer arbetar strukturerat och transparent med lönefrågor.
En jobbarkitektur gör det möjligt för företag att beskriva hur olika roller hänger ihop och visa på karriärvägar inom organisationen. Den möjliggör även lönejämförelser internt och externt.
Det är ofta HR eller Comp & Ben som ansvarar för organisationens jobbarkitektur. I den här artikeln förklarar vi hur ni kommer igång.
Vad är en jobbarkitektur?
En jobbarkitektur definierar och strukturerar jobben i en organisation och visar vilken nivå av ansvar, kunskap och färdigheter ett specifikt jobb kräver. Jobbarkitekturen består av flera delar som bör uppdateras med jämna mellanrum.
- Jobbeskrivningar
- Arbetsvärdering
- Titelstruktur
- Jobbfamiljer
- Karriärvägar
- Lönespann
En jobbarkitektur ger flera vinster
- Transparens gentemot medarbetaren i form av tydliga förväntningar och krav för ett visst jobb.
- Enklare att benchmarka jobb mot relevant marknadsdata.
- Tydliga lönespann gör det enklare för chefer att sätta rättvisa löner.
- Tydligare kariärvägar och bättre successionsplanering.
- Förenklad lönekartläggning och lönerapportering enligt lönetransparensdirektivet.
Första steget till en jobbarkitektur
Arbetet börjar med jobbbeskrivningar för alla jobb i organisationen. Varje jobbeskrivning bör följa samma struktur och innehålla:
- Befattning: en tydlig och beskrivande titel.
- Beskrivning av jobbets ansvarsområden.
- Beskrivning av vilka uppgifter som ingår.
- Beskrivning av kompetenskrav.
- Beskrivning av rapporteringsstrukturen.
När du har uppdaterat eller skapat nya jobbeskrivningar är nästa steg att dela in jobben i olika nivåer genom en arbetsvärdering. En arbetsvärdering innebär att man bedömer vad jobbet kräver och rangordnar dem efter ett antal kriterier.
Diskrimineringslagen beskriver vilka kriterier som ska ingå:
- Kunskap och färdigheter
- Ansvar
- Ansträngning
- Arbetsförhållanden
Var konsekvent med titlar
Nästa steg i jobbarkitekturen är att ta fram en struktur för hur titlar sätts i organisationen. Se över alla titlar och ta fram en konsekvent titelstruktur.
Tänk så här:
- Titelstrukturen ska ge en konsekvent titelbenämning genom hela företaget.
- Använd enkla och standardiserade titlar som går att förstå och jämföra, både internt och externt.
- Undvik att skapa titlar som är långa, överdrivet specifika eller alltför kreativa, då det kan skapa förvirring.
Standardiserade titlar gör rekrytering enklare, eftersom ni kan jämföra roller och ansvarsområden med andra företag. Det gör också att ni kan benchmarka löner, eftersom samma titel motsvarar liknande arbetsuppgifter och kompetenser i flera organisationer.
Gör interna karriärvägar synliga
Många företag har svårt att behålla interna talanger. När högpresterande individer ser hur karriären kan utvecklas inom företaget ökar chansen att personen stannar i organisationen.
Börja med att dela upp organisationens jobb i olika jobbfamiljer utifrån funktioner inom organisationen; till exempel HR, IT och ekonomi. Därefter gör ni ytterligare en indelning utefter disciplin/arbetsområde där ni också rangordnar jobben efter nivå i organisationen. Denna uppdelning stärker strukturen och lägger grunden för att synliggöra interna karriärvägar.
Koppla lönespann till respektive jobb
Fortsätt sedan med att komplettera jobben med lönespann. För att säkerställa konkurrenskraftiga löner behöver lönespannet bygga på aktuell marknadsdata för det specifika jobbet. Med transparens kring lönesättning och lönespann ökar förståelsen hos medarbetaren, vilket ofta leder till bättre lönesamtal. När lönetransparensdirektivet implementeras år 2026 kommer det vara ett lagkrav att informera kandidater om ingångslönen eller lönespannet för rollen under rekryteringsprocessen.
Så håller ni jobbarkitekturen uppdaterad
Det viktigt att se arbetet med jobbarkitekturen som ett återkommande arbete. Utvärdera och justera beroende på vad som händer i organisationen och på marknaden.
När det sker förändringar i jobben behöver ni avsätta tid för att uppdatera arbetsbeskrivningar, arbetsvärderingar och lönespann. Med en struktur och inbokade tillfällen att löpande justera information, har ni en jobbarkitektur som fungerar år efter år.
Hur kan chefer använda jobbarkitekturen?
Chefer som använder jobbarkitekturen på rätt sätt kan spara en hel del tid och kommunikationen med medarbetarna kommer att bli betydligt lättare. Men precis som alla förändringar kräver det att HR snabbt kan visa upp dessa fördelar. Börja informera om jobbarkitekturen tidigt i processen för att få med er cheferna.
Exempel på fördelar för cheferna:
- Alla jobb har tydliga jobbeskrivningar som definierar vilka arbetsmoment som ingår.
- Samtliga jobb har ett lönespann som chefen måste förhålla sig till i lönesättningen.
- Tydligare struktur för interna karriärvägar gör det enklare för chefen att prata med medarbetare om nästa steg.
- Ökad transparens kring arbetsvärdering och lönenivåer bidrar med starkare argument inför lönesamtalet.
Kommunicera ert arbete tidigt i processen
Det krävs en del resurser för att implementera en jobbarkitektur. Många delar av organisationen behöver involveras.
Var beredd på att alla inte uppskattar “bättre struktur”. Därför måste jobbarkitekturen kommuniceras och förankras i god tid – till både chefer och medarbetare.
Förklara hur jobbarkitekturen kommer organisationen till nytta. Beskriv också de praktiska fördelarna det ger både medarbetare och chefer. Det är också viktigt att dokumentationen finns lättillgänglig, till exempel på ett intranät.
Möter du motstånd?
Förändring är alltid svårt. När en större organisation ska ändra eller implementera nya strukturer är det naturligt att möta motstånd. Därför tjänar HR på att förbereda sig med goda argument.
Planera för intern kommunikation
Ta fram en kommunikationsplan för hela projektet. Genom att löpande kommunicera till chefer och medarbetare hur jobbarkitekturen kan användas hinner organisationen vänja sig.
Ett levande dokument
En organisation står aldrig still. Gör en plan för hur HR ska uppdatera jobbarkitekturen när organisationens förutsättningar ändras.
Rätt mängd resurser
Jobbarkitekturen måste förvaltas över tid. Alla lönespann ska vara anpassade till marknaden och strukturen måste spegla den verkliga organisationen. Avsätt rätt mängd resurser för att underhålla strukturen.
Lär dig mer om jobbarkitektur!
”Skapa en jobbarkitektur” är en digital utbildning där du steg för steg lär dig att bygga och implementera en tydlig jobbarkitektur. Vi visar också hur HR och chefer kan prata om den på ett sätt som blir begripligt och relevant för medarbetarna.
